Qué es la Gestión de Proyectos

 

Qué es la Gestión de Proyectos

La ISO 9000:2015 define Proyecto como:

El proceso único, consistente en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y de finalización. Que se llevan a cabo para lograr un objetivo conforme a requisitos  específicos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y recursos.

Vamos a desglosar esta definición “técnica” con un ejemplo. El mundial de fútbol⚽.

gestion de proyectos

 

  • Es un proceso único: solo existirá un mundial en el 2018
  • Conjunto de actividades coordinadas y controladas: Todas las actividades del mundial son controladas y coordinadas. Por ejemplo, los partidos, son controladas por los árbitros y el famoso VAR. En las diferentes ciudades rusas, se han adecuado fan fests, o festivales coordinados por los gobiernos locales. Las reglas del mundial, las establece la FIFA.
  • Con fechas de inicio y de finalización: Todo inició desde que Rusia aplicó para que el mundial se jugara en su país y culmina el próximo domingo 15 de Julio.
  • Se llevan a cabo para lograr un objetivo: Celebrar el mundial para que un equipo gane la copa del mundo🏆.
  • Conforme a requisitos específicos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y recursos: Rusia debió cumplir requisitos para la FIFA, para que esta decidiera otorgarles el mundial.
¿Qué es la gestión de proyectos?

gestión de proyectos

La gestión de proyectos no es un concepto nuevo. De hecho los seres humanos han estado gestionando sus proyectos desde cientos de años atrás. El Taj Mahal, la construcción del Canal de Panamá, las pirámides de Egipto, La Gran Muralla China, etc. Han sido claros ejemplos de ello.

Los directores de estos proyectos debieron de utilizar un conjunto de herramientas y prácticas para alcanzar los objetivos. Así como también, lograr la satisfacción de sus clientes y de otros interesados en sus proyectos.

gestión de proyectos

Por muchos años se han estado siguiendo caminos oscuros e interpretando mapas confusos para lograr alcanzar los objetivos de los proyectos. Muchas organizaciones han realizado esfuerzos en vano, gastado dinero innecesariamente y realizado retrabajos sin resultar en la culminación exitosa de un proyecto.

La gestión efectiva de los proyectos es como un GPS (Global Positioning System), nos da la ubicación exacta en donde nos encontramos en un proyecto. Nos traza la dirección y la ruta a seguir para cumplir los objetivos planificados, además de ir identificando riesgos y marcando hitos a lo largo de nuestro caminar.

Beneficios de la gestión de proyectos

Podemos decir que los grandes beneficios de la gestión de proyectos son los siguientes:

1. Definir claramente el alcance del proyecto a todas las partes involucradas.

Muchas veces pasa que el equipo del proyecto y los interesados persiguen objetivos distintos y que van en direcciones contrarias. O cada quien vela por el cumplimiento de sus necesidades individuales. Lo que resulta en que no se tenga una armonía y una visión clara del objetivo del proyecto.

La gestión de proyectos nos impulsa a recopilar todos los requisitos de los interesados. A fin de establecer planificaciones que nos ayuden a lograr los objetivos globales y la satisfacción de nuestros clientes y partes interesadas.

2. Cumplir los tiempos y presupuestos planificados.

Cuando al cliente le entregamos los proyectos bien hechos, cumpliendo los tiempos pactados y dentro del presupuesto, logramos un cliente satisfechoUn cliente Satisfecho nos abre las puertas a futuros negocios y a potenciales referencias con otros clientes. Logramos una mayor confianza en la labor que desempeña la empresa y nos permite generar valor del negocio a lo largo del tiempo.

3. Mejorar el desempeño de los equipos de trabajo.

Con una gestión de proyectos efectiva todo nuestro equipo persigue un objetivo en común y trabaja en conjunto para alcanzarlo. Imagina el caos que sería ver a un equipo de fútbol ⚽en el mundial cada quien buscando su individualidad y no siguiendo las instrucciones de sus entrenadores.

Los equipos de fútbol tienen que pasar horas y horas de entrenamiento antes de entrar en la competición. De la misma forma, el equipo de trabajo de un proyecto que planifica sus actividades, perfecciona sus habilidades y competencias a medida se desempeña dentro del proyecto.

4. Incrementa la calidad de los entregables del proyecto.

“Lo que no se mide, no se puede mejorar”.

Esta frase atribuida comúnmente a Peter Drucker, nos enseña que es importante la mejora continua de nuestras actividades a fin de alcanzar poco a poco la excelencia. Dentro del ámbito de los proyectos, es vital planificar y controlar la calidad de los entregables, a fin de lograr satisfacer las necesidades y expectativas de nuestro cliente y de los interesados.

5. Asimilar las lecciones aprendidas.

Cada proyecto que realizamos nos va dejando lecciones y nuevas prácticas a fin de considerarlas como experiencias en la realización de futuros proyectos. Es importante aprender de las cosas que se han realizado bien y las cosas que se han realizado mal para mejorar continuamente en el desempeño de los proyectos que se realicen.

Según lo que te hemos comentado, la gestión de proyectos no es magia. Es un orden que ayuda a la implementación de buenas prácticas y herramientas. Mismas que resultan en un control de las actividades y en la toma de decisiones. Apoya a reducir los costos, a controlar los tiempos y a satisfacer las necesidades de nuestros clientes y partes interesadas involucradas.

 Escrito por:

Ing. José Carlos López
Ingeniero de Proyectos
PROCEM Consultores

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